Je denkt waarschijnlijk dat je je e-mailhandtekening al hebt genageld. Het is maar een woord of twee - hoe verkeerd kun je eigenlijk gaan? Helaas is het antwoord erg . Er is een wetenschap om handtekeningen te e-mailen, zo blijkt. Het vinden van de juiste balans tussen persoonlijk en professioneel is cruciaal wanneer u probeert zakelijke relaties op te bouwen. En hoewel je niet bekend wilt staan als de man die nog nooit een glimlach heeft gekraakt, wil je niet degene zijn die spreekt over zijn recente molverwijdering als reactie op een informele "hoe gaat het?" een van beide.
"De aanhef die men gebruikt om een e-mail te beginnen, bepaalt hoe deze wordt gesloten", zegt Patricia Napier-Fitzpatrick, oprichter en president van The Etiquette School of New York. "Voor een e-mail die begint met een aanhef van 'hallo' of 'hallo', zou een afsluiting zoals 'beste' consistent zijn. 'Beste, hoewel overmatig gebruikt, is een van de veiligste sluitingen in het algemeen, omdat het onschadelijk is en universeel toepasselijk."
Hoewel 'oprecht' niemand zal beledigen, zegt Napier-Fitzpatrick dat het gebruik ervan het meest effectief is als het gaat om nieuwe zakelijke communicatie. "Het sluiten van een e-mail met 'oprecht' wordt als zeer formeel en een beetje ouderwets beschouwd; maar het hoort bij een 'lieve' aanhef. Beide zouden geschikt zijn voor sollicitatiebrieven of e-mails aan meer formele, eerste klanten, " zegt ze. Streef naar beleefdheid, maar laat mensen niet het gevoel krijgen dat ze de koude schouder seconden in een e-mail geven.
Ook is het in uw belang om voorzichtig te zijn met een "beste"; kom niet in de verleiding om langs de beleefde kenniszone en griezeliger territorium te dringen. Napier-Fitzpatrick waarschuwt tegen het gebruik van 'love', 'xx' of 'xoxo' in professionele communicatie. Zelfs als je van je collega houdt, willen ze het waarschijnlijk niet via e-mail horen. En als ze door jou willen worden geknuffeld en gekust, houd het dan in je broek tot je op tijd bent. Leela Srinivasan, CMO van San Francisco die software-startup rekruteren, echoot Napier-Fitzpatrick's sentimenten, zeggend: "Ik huiver bij de gedachte aan een 'xo'."
En als je denkt dat je een gelukkig medium hebt gevonden door dingen te ondertekenen met een "cheers", heroverweeg. Napier-Fitzpatrick zegt dat zelfs dit schijnbaar onschuldige woord overmatig casual kan overkomen. Tenzij je uit Australië of het Verenigd Koninkrijk komt, sla het over, beveelt ze aan. Ten slotte is er nog een ding om in gedachten te houden: als u onderweg bent, zijn de regels anders, dus bedek uw bases met de One Mobile Email Signature die iedereen zou moeten hebben.
