Elke harde werker kent de pure extase van inloggen op iemands werk-e-mail en inschakelen van het "out-of-office" waarschuwingssysteem voor een grote reis. (Eerlijk gezegd, is er een beter gevoel?) Maar als je zoveel reist als ik - als zelfstandige schrijver, breng ik bijna de helft van mijn leven door op 30.000 voet en op vreemde bodem - leer je een vies geheimpje: je moet zet dat alarm nooit, nooit of nooit uit. Ernstig. Ik niet. Mijn afwezigheidsalarm wordt geactiveerd, ongeacht of ik in China zit of aan mijn bureau zit in mijn appartement in New York. Ja, het is nu geactiveerd, heel erg bedankt.
Klinkt gek? Het is niet! En voor de goede orde, ik meen het. Ik zou zelfs willen wedden dat het de grootste productiviteitshack is die iemand kan doen die ook gezond verstand zal herstellen in je drukke leven.
Nu weet ik dat velen van jullie hier geen zin in hebben, vooral als je een dagtaak in een open werkruimte hebt, maar ik zou je willen vragen het toch te proberen - laat je teamgenoten gewoon weten wat je zijn aan het doen. (Maar nee, vertel het uw klanten niet.) Als u uw e-mail te allen tijde afwezig houdt, bent u gelukkiger, bent u minder gestrest en krijgt u meer dingen voor elkaar dan je ooit hebt gedacht. Dus lees verder en stuur me later een e-mail om me te bedanken. En lees voor meer geweldig slimmer woonadvies hoe de geheime Spotify-afspeellijst van Bill Murray uw productiviteit verhoogt.
1 Je zult je super beleefd voelen
Shutterstock
Volledige openbaarmaking: ik ben Brits. En ja, we zijn voorgeprogrammeerd om beleefd te zijn, dus ik beschouw het automatische antwoord als het digitale equivalent van hallo knikken wanneer iemand me begroet. Verdienen we niet allemaal zulke hoffelijkheid?
2 U zult zich niet druk maken over niet-beantwoorde berichten
Shutterstock
Weet je nog hoe je lichaam soms in die hele mini-vecht-of-vlucht gaat wanneer je telefoon zoemt in je zak? Is dat de baas? Is het mijn boze klant? Ik hoop dat het gewoon een geweldige nieuwsbrief is!
We zullen die gevoelens vaarwel kussen, want wat denk je? Je bent al terug bij ze. Ooit gehoord van "e-mailapneu?" Het is echt. Als u een robot heeft, raakt u uw collega's en vrienden onmiddellijk terug en neemt u al uw angst weg.
3 Je weet dat ze weten dat je hun e-mail hebt gekregen
Omdat "Heb je mijn e-mail gekregen?" e-mails zijn een totale verspilling van internetbandbreedte.
4 U bent meteen productiever
Shutterstock
Eén studie toonde aan dat bedienden zoals ik meer dan 25 procent van de dag op e-mail antwoorden - en hier is de vangst: dat was in 2004! Bevrijd van e-maildruk kan ik me concentreren op wat belangrijk is: werk. Vertaling: Ik ben minstens 25 procent productiever dan jij.
5 U kunt onaangename verzoeken voorkomen
Shutterstock
We zijn allemaal gevraagd om projecten aan te pakken die we niet willen, of vragen gesteld waarvan we niet helemaal zeker weten hoe we deze moeten beantwoorden. Die auto-responder is 's werelds grootste sidestepping of blokkeermechanisme dat een beschamingsbestendige oplossing biedt. Negeer een e-mail lang genoeg nadat u hebt bevestigd dat deze is ontvangen, en dat ongemakkelijke verzoek kan misschien nooit worden herhaald. Voor meer vrolijk advies zijn hier 70 geniale trucs om meteen gelukkig te worden.
6 Het geeft u het gevoel dat u op vakantie bent, zelfs als u dat niet bent
Ik werk mijn automatische antwoord elke week bij met relevante informatie - bijvoorbeeld een wijziging in tijdzones - en die laatste klik wanneer deze live gaat? Het gevoel is als een minivakantie op zich. Oh, en over echte vakanties gesproken: als je snel reist, ken dan deze briljante reishacks op expertniveau.
7 Je bent veel minder afgeleid
Shutterstock
Ik word niet snel afgeleid, maar iedereen kan last hebben van concentratieproblemen. Studies tonen zelfs aan dat het tussen de 64 en 67 seconden duurt om terug te keren naar hun oorspronkelijke gedachtegang na pitstop in hun inbox. Als je het belt, zodat je niet de behoefte voelt om constant je telefoon te controleren, kun je je een uur per dag besparen.
8 mensen zullen je leuk vinden
Shutterstock
Je denkt misschien dat je collega's en vrienden beledigd zullen zijn door je afwezigheid. Het is precies het tegenovergestelde: ik heb gemerkt dat velen het automatische antwoord waarderen, omdat het een teken is van goede communicatie. Veel ontvangers van een eerste keer mailen me ook jaloers terug, met een of andere vorm van: "Ik wou dat ik daar aan had gedacht!"
9 Je wordt minder lastiggevallen
Shuttesrtock
We zijn allemaal een beetje lui. En tegenwoordig is het zo eenvoudig om bepaalde taken aan collega's te delegeren. Nieuwsflits: Vaak ben ik die collega. Welnu, het hebben van de altijd actieve automatische reactie duwt terug tegen dit instinct: in plaats van te wachten op mijn antwoord, lossen die mensen vaak op wat ze onafhankelijk nodig hebben.
10 Je weet wat echt urgent is
In plaats van een bericht passief-agressief te markeren met een uitroepteken, dwingen deze bounce-backs collega's en vrienden om te bewijzen hoe urgent hun bericht is. Zullen ze me echt bellen? Brandt het kantoor echt af?
Ja, de out-of-office haalt alle essentiële taken weg van kinda-maybes.
11 mensen e-mailen je… Minder!
Shutterstock
Op de lange termijn, als mensen eenmaal weten dat je geen e-mailslavin bent die met een ruk reageert op elk bericht, zul je merken dat je inbox-traagheid langzaam druppelt. Geloof me: dit is een feit.
12 Je voelt je super professioneel
Shutterstock
Ik ben zelfstandige en heb geen assistent. Dus behandel ik die OOO als de virtuele digitale versie van een ouderwetse PA, waarbij ik na elk onderzoek een bericht neem en beloof het door te geven. Ik voel me professioneler, zelfs als ik om 15.00 uur in mijn pyjama zit.
13 Het helpt u met spam-e-mails
Shutterstock
Zoals iedereen ontvang ik veel spam-e-mail - als journalist, vaak in de vorm van persberichten. Mijn altijd actieve automatische reactie kan hier ook helpen: wees niet bang om een laatste zin toe te voegen in de trant van: "Als dit een nieuwsbrief of geautomatiseerde spam-service is, meldt u zich af." Bots zullen op dat woord zoeken en dienovereenkomstig handelen, net als mensen. Het is als een zelfgemaakte versie van Unroll.
14 Hiermee kunt u de controle opnieuw uitvoeren
Ja, die rommelige inbox is als een zeurend familielid, gewoon aandachtig. Volgens één onderzoek denken we dat we e-mail slechts eenmaal per uur controleren, maar de waarheid is dat het meer om de vijf minuten is. Een automatische reactie brengt me terug in pole position, zodat ik bepaalde tijden kan toewijzen om te reageren op alle berichten die belangrijk lijken - of helemaal niet antwoorden.
15 Je stopt met het beantwoorden van elke e-mail die je ontvangt
Shutterstock
Tenzij u in klantenservice werkt, is het beantwoorden van e-mails geen onderdeel van uw taakomschrijving. Auto-responders bieden een ingebouwde afkoelingsperiode voor uw inbox: adem diep in de ademruimte die het u biedt, en u zult minder bang zijn om een bericht of twee te negeren.
16 U kunt het in uw voordeel gebruiken
Als je goed nadenkt, kan het een goede promotietool zijn: voeg een hotlink (zoals deze) toe aan welk recent project je ook hebt voltooid op de bounceback en je hebt jezelf een gratis, geautomatiseerde PR verdiend.
17 Omdat wat het ergste is dat kan gebeuren?
Shutterstock
In een tijdperk dat gekenmerkt wordt door trollen, zijn we overmoedig geworden door ongecompliceerde, no-nonsense assertiviteit. Een eenvoudige opmerking die zegt: "Houd mij bij mijn inbox is overbelast en ik neem zo snel mogelijk contact met u op", is verfrissend direct.
18 Je leert je e-mails voor je te laten werken
Shutterstock
Ik heb geconstateerd dat het toevoegen van een zin met de tekst: "Als dit een verzoek om hulp of een artikel is, ben ik enorm dankbaar voor uw e-mail; er is geen reden om op te volgen, want ik zal zeker contact met u opnemen als ik wil chat meer. " Die ingeblikte reactie zal waarschijnlijk het aantal e-mails dat je zelfs moet beantwoorden met 20% verminderen.
19 Je zult uniek zijn
Te oordelen naar de reacties die ik krijg, doen niet veel mensen dit.
20 Je krijgt een geweldige ego-boost
Shutterstock
Die auto-reactie telegrafeert stilzwijgend naar je correspondenten: "Ik ben gewoon een beetje belangrijker dan jij."
Dus doe het - en bezit het.
