Vakantiedagen. Zieke dagen. Persoonlijke dagen. Vakantie. Tot het grote verdriet van je baas, is dit de onvermijdelijkheid van een evenwicht tussen werk en privéleven: je zult wat tijd weg van je bureau doorbrengen - en het zal meer zijn dan alleen een lunchpauze. En voor de miljoenen kantoormedewerkers die er zijn, is één ding absoluut essentieel voor die dagen dat u niet aan het toetsenbord geketend bent: de afwezigheidsboodschap.
Nu is het creëren van de perfecte out-of-office-boodschap evenzeer een kunst als een wetenschap. Het moet professioneel maar toch knap, beknopt maar toch informatief, bot maar toch beleefd zijn. "De sleutel is om de volgende vijf dingen duidelijk te maken, " zegt Jane Scudder, een gecertificeerd leven, leiderschap en loopbaancoach, en een professor aan de business school van Loyola University Chicago. "Wanneer u uit bent; wanneer u terugkeert; of u e-mails controleert of niet; of u telefonisch beschikbaar bent of niet; en met wie u contact kunt opnemen als u afwezig bent." Daarna zegt ze: "De rest is gewoon stijl!"
Met dat in gedachten, hier is haar aanbevolen formaat dat voor elke situatie zou werken:
Bedankt voor je e-mail. Ik ben OOO van woensdag 15 november tot en met vrijdag 17 november zonder toegang tot e-mail. Als dit dringend is, neem dan contact op met. Anders zal ik op alle berichten reageren wanneer ik terugkom .
Zoals je kunt zien, hoef je niet te zeggen waarom je weg bent; dat is niemand anders dan de uwe en, afhankelijk van de omstandigheden, die van uw baas. Scudder is er ook zeker van dat de beschikbaarheid van uw telefoon of e-mail optioneel is, maar dat het prima is om aan te geven dat u met tussenpozen controleert. Je merkt misschien ook dat het "alle berichten" zijn en niet "jouw bericht". Hoewel het verleidelijk kan zijn om je afwezigheidsbericht te personaliseren, geeft het gebruik van "alle berichten" de ontvanger een subtiele herinnering dat je heel veel e-mail doorloopt - het kan even duren om te reageren.
Eindelijk een opmerking over datums. Er is wat algemeen meningsverschil over wat het datumbereik in je bericht betekent: geeft de tweede datum aan dat je op die dag terugkeert of dat het de laatste dag is dat je weg bent? Hierover is Scudder vastberaden: het geeft de laatste dag aan dat je weg bent.
Een paar extra regels om in gedachten te houden: als je vrije tijd een weekend beslaat en je maandag weer terug bent bij de sleur, hoef je de vorige zondag niet op je afwezigheidsbericht te vermelden; de meeste mensen werken niet in het weekend, dus de voorafgaande vrijdag is prima. Maar als je op een dag later in de week terugkomt, moet je het weekend als volgt opnemen in je tijdruimte: van woensdag 15 november tot dinsdag 21 november .
Nu je de afwezigheidsboodschap hebt opgesteld, lees je waarom je zou moeten overwegen om deze altijd aan te laten staan - van iemand die zijn bericht permanent achterlaat.
Volg ons nu op Facebook voor meer advies over hoe je je beste leven kunt leiden !
Ari Notis Ari is een senior editor, gespecialiseerd in nieuws en cultuur.