Toen Chris Flint zijn eerste managementbaan bekleedde, als hoofd van de ontwikkeling van filialen bij Securities America, organiseerde hij onmiddellijk een wekelijkse personeelsvergadering. En waarom niet? Flint hield het kantoor op de hoek in de gaten en het bijhouden van de productiviteit van zijn team was essentieel om daar te komen. "Helaas was dat niet de manier om het te doen", lacht Flint, die uiteindelijk tot dezelfde conclusie kwam als humorist Dave Barry - dat vergaderingen als begrafenissen zijn: "Je hebt een verzameling mensen die ongemakkelijke kleding dragen en liever ergens anders zijn. Het grote verschil is dat de meeste begrafenissen een duidelijk doel hebben."
Voor alle zekerheid ondervroeg Microsoft wereldwijd 38.000 leidinggevenden en vond consensus. Meer dan tweederde vond dat vergaderingen onproductief en ineffectief waren. Flint loste zijn probleem op door zijn wekelijkse update-uur op te splitsen in korte sessies met individuele werknemers. U kunt als volgt uw eigen personeelssamenstellingen maximaliseren. En als u zich aan de andere kant bevindt, als deelnemer en niet als baas, zijn hier 14 manieren om uw volgende vergadering te veroveren - en misschien zelf in de stoel van de baas te belanden.
1 Aanwezigheidsbeperking
Shutterstock
Pas hetzelfde principe toe op vergaderingen als bij het inpakken van koffers: hoe meer u probeert in te passen, hoe onhandiger ze worden. Als algemene regel omvatten deelnemers (besluitvormers en belangrijke uitvoerders), geen waarnemers (niet-essentiële medewerkers), zegt Death by Meeting: een leiderschapsfabel… Over het oplossen van het meest pijnlijke probleem in zakelijk auteur Patrick Lencioni.
2 Maak een agenda
Desorganisatie is de grootste klacht onder werknemers die zakelijke bijeenkomsten bijwonen, volgens een onderzoek van Opinion Research USA. Geef niet alleen een opsomming van de onderwerpen die aan bod komen, maar geef ook een tijdslimiet op. "Dat zal de dialoog voortzetten", zegt Lencioni, die ook adviseert om uw personeel de agenda te laten bepalen. "Als ze weten dat de vergadering relevant voor hen is, zullen ze er naar uitkijken."
3 Injecteer wat drama
Goede vergaderingen, zoals goede films, trekken hun publiek binnen de eerste paar minuten aan. Of je nu de gevolgen van te veel afdelingsuitgaven uitlegt of hoe de concurrentie zijn spel opvoert, "het is van cruciaal belang dat mensen weten wat er op het spel staat", zegt Lencioni. En gebruik uw lichaamstaal om het punt over te brengen - dat is een van de vier manieren om meteen een betere baas te zijn.
4 Blijf op het goede spoor
In het ideale geval fungeert uw agenda als een GPS-navigator, waardoor niemand van koers raakt. Als dat niet het geval is, moedigt u mensen aan om in koppen te spreken, eerst conclusies te trekken en vervolgens te ondersteunen met feiten of details. Maak ook een lijst die niet op de agenda staat voor onderwerpen die tijdens de vergadering niet toegankelijk zijn.
5 Follow-up
Stel bij het nemen van beslissingen onmiddellijk deadlines vast. "Een reden waarom mensen vergaderingen storend vinden, is dat ze geen resultaten zien", zegt Lencioni. "Jouw taak is om hen te laten zien dat vergaderingen zijn hoe dingen worden gedaan."
Volg ons nu op Facebook voor meer verbazingwekkend advies om slimmer te leven, er beter uit te zien, je jonger te voelen en harder te spelen !
