Van alle dingen die een belachelijke hoeveelheid stress in het leven veroorzaken, is e-mail absoluut een biggie. En gezien het feit dat uit één onderzoek bleek dat 28 procent van de gemiddelde werkweek wordt besteed aan het lezen en beantwoorden van e-mails, is het zeker de moeite waard om erachter te komen hoe je een betere grip krijgt. Of het nu 's avonds laat e-mails van je baas zijn die je naar de muur drijven of gewoon de enorme hoeveelheid e-mails die je inbox in het algemeen verstopt, hier zijn 27 manieren waarop je op dit moment een stressvrije e-mailgebruiker kunt worden. En voor meer manieren om deze kunst onder de knie te krijgen, zijn we allemaal elke dag verplicht, bekijk de 17 Genius e-mailhacks die je leven zullen verbeteren.
1 Afmelden. Afmelden. Afmelden.
Shutterstock
Je krijgt al heel veel e-mails van mensen die je kent, dus alle e-mails die vanuit winkels, online publicaties en andere willekeurige plaatsen binnenkomen, maken je inbox alleen nog maar voller. Ga door en meld je af voor de plaatsen waar je niet om geeft. En als er te veel zijn om mogelijk alleen af te handelen, gebruik dan een service zoals Unroll.me die u kan helpen uw inbox van honderden stressvolle abonnementen binnen enkele minuten te verwijderen.
2 Blijf offline tijdens vakantie.
Vakantie betekent dat u geen enkel verzoek van u hoeft te horen, zelfs niet in e-mailvorm. Dus waarom kijk je nog steeds tijdens je vrije tijd? Zodra je op reis gaat, schakel je een afwezigheidsbericht in voor iedereen die iets op jouw manier verzendt - en waag het niet om na te denken over inchecken. Zeker, managers zijn niet bepaald de beste in het geven van hun medewerkers persoonlijk ruimte wanneer ze op tijd zijn, maar u hebt het volste recht om te genieten van uw vac-mail en zonder stress. Digitale detox, hier komt u. En voor meer geweldige manieren om het meeste uit uw e-mail te halen, bekijk dan de 15 manieren waarop u e-mails verkeerd schrijft.
3 Ga met pen en papier.
Shutterstock
Soms betekent een stressvrije e-mailgebruiker dat je afstand neemt van technologie en een goede pen en papier pakt. Volgens onderzoek van de Harvard Business School kan het opstellen van een "antwoordlijst" van de inkomende e-mails die u moet adresseren u helpen er effectiever doorheen te komen. Nadat u uw lijst hebt gemaakt, reageert u op wat er daadwerkelijk moet worden beantwoord en vergeet u de rest.
4 Gebruik de functie "Smart Reply" van Gmail.
5 Beperk uw e-mail tot één apparaat.
Tegenwoordig heb je overal toegang tot je e-mail: je laptop, je telefoon, je tablet en je slimme horloge (als je er een hebt). Ja, dat zijn veel meldingen. Uit een enquête van Future Work Center bleek dat degenen die e-mails op hun apparaten ontvingen een hogere mate van stress hadden - het zijn gewoon teveel gegevens voor één persoon om te verwerken en toch gezond te blijven. Probeer in plaats daarvan uw e-mail op slechts één apparaat te controleren, niet allemaal. En voor meer manieren om deze alledaagse kunst onder de knie te krijgen, mis je de 15 Cold Open Business-e-mails die je onderscheiden niet.
6 Controleer uw e-mail alleen op bepaalde tijden.
7 En controleer het zeker niet 's ochtends of' s nachts.
Shutterstock
Technologie stelt mensen in staat 24/7 te werken als ze dat willen: je hoeft echt nooit af te sluiten. Het is echter zeker een goede zaak om delen van je dag e-mailvrij te houden. Volgens de mensen van het Future Work Center zeiden de deelnemers aan de enquête dat ze hun berichten 's morgens of later' s avonds controleerden om hun stressniveau te verhogen. En hoe kan het niet? Je ziet dingen die alleen maar leiden tot meer druk van je baas, je kennissen en alle anderen in je leven. Door uit te schakelen, geeft u zichzelf eindelijk de kans om weer op te laden.
8 Vul het veld "tot" als laatste in.
Shutterstock
Hoe vaak heb je een e-mail verzonden voordat je klaar was om deze te verzenden? Of besefte je dat je een fout hebt gemaakt nadat je op die knop had getikt? Zoals iedereen kan bevestigen, is het geen goed gevoel. Gmail heeft een "Ongedaan maken" -functie waarmee je voor korte tijd e-mails kunt "verzenden", maar er is een eenvoudige manier om ongelukken te voorkomen. Laat het veld 'Aan' leeg totdat uw e-mail is gecontroleerd en klaar is om te gaan. Als u klaar bent om te verzenden, kunt u de naam van de ontvanger typen en uw e-mail ontvangen zonder dat er iets misgaat.
9 Laat uw e-mail niet de hele dag open.
Als je het type persoon bent dat altijd zijn e-mail open heeft en mijn inkomende berichten voortdurend afleidt, stop dan onmiddellijk met die gewoonte. Volgens enquêtegegevens van Future Work Center ondervonden degenen die de hele dag naar hun e-mail letten meer druk van die e-mails. Houd uw check-ins tot een minimum beperkt om uw stress te verminderen.
10 Ga in volgorde door je inbox.
Het is gebruikelijk om door je inbox te gaan op zoek naar de e-mails met de hoogste prioriteit om als eerste op te reageren, maar volgens schrijver Brian Christian zal dat alleen maar een enorme tijdverspilling zijn. In plaats daarvan zegt hij om bovenaan te beginnen en vervolgens naar beneden te werken, beslissen wat moet worden beantwoord en wat niet totdat je helemaal doorkomt.
11 Stel een harde stop in.
Zeggen dat je 's nachts je e-mail niet zult controleren, werkt misschien , maar weet je wat nog beter werkt? Instellen van een werkelijke afsluittijd, u mag niet langer door uw inbox scannen. In plaats van de regel zo open te laten, maakt een exact moment om af te sluiten en te genieten van je avond e-mailvrij een groot verschil in je stressniveaus. En voor meer manieren om destress en de-tech te gebruiken, leer je de 20 geniale manieren om tijd te doden zonder een smartphone.
12 Meldingen over stilte.
Het maakt niet uit hoe vaak u de hele dag door uw e-mail wilt controleren, u moet deze meldingen nooit hebben. Laten we echt zijn: het zien van die pings zal je ontegensprekelijk nog steeds stresseren. Gewoon uitschakelen en uw desktop en telefoon een beetje stiller houden, maakt het verschil in uw welzijn.
13 Houd uw inbox schoon en georganiseerd.
Shutterstock
Net zoals u uw werkruimte schoon zou houden, wilt u ook uw inbox netjes houden. Volgens onderzoek van de Universiteit van Michigan is een manier om e-mailstress te helpen beheren, gebruik te maken van enkele van de interne organisatoren die voor u beschikbaar zijn in uw inbox. Maak mappen om uw e-mails op categorie te ordenen, label en geef prioriteit aan uw e-mails en stel filters in om e-mails te organiseren zodra ze in uw inbox komen.
14 Lees geen e-mails in het weekend.
Als je misschien niet het gevoel hebt dat je dit weekend werkt, als je gewoon bijhoudt welke e-mails binnenkomen, maar door dat te doen, sta je jezelf niet toe om echt af te sluiten en weer op te laden voor de komende week. Als de verleiding er altijd is, verwijder je je Gmail-app op je telefoon op vrijdag na het werk en zet je deze op maandag terug. (Wanhopige tijden vragen om wanhopige maatregelen.) Of stel een service in die je inbox onderbreekt.
15 Pauzeer je inbox.
Om je inbox te pauzeren, gebruik je een tool zoals Inbox Pause, die werkt voor zowel Gmail als Outlook. Kortom, het voorkomt dat nieuwe e-mails binnenkomen totdat u besluit ze opnieuw toe te staan. Of het nu overdag is wanneer u probeert te genieten van uw weekenden, het zal u zeker wat gemoedsrust geven.
16 Profiteer van georganiseerde e-mailservices.
Shutterstock
Als je alleen al in je inbox kijkt door de honderden ongeopende e-mails die je nog steeds niet hebt doorlopen, gebruik dan een service zoals Sane Box. Het helpt je op te ruimen met je inbox en te organiseren wat er is, belangrijke e-mails te plaatsen waar je ze kunt zien, afleidende e-mails naar een map te sturen die je later kunt bekijken, en nieuwsbrieven en abonnementen op één plek te plaatsen. Kortom, het wordt je stressbestrijdende BFF. En voor meer manieren om onder het tech-stress pistool te komen, leer de 20 manieren waarop sociale media ons benadrukken.
17 Sorteer je inbox via app.
Een van de gemakkelijkste manieren om je inbox te organiseren, is dit via Sortd, waarmee je alles naast elkaar kunt indelen. Met uw inbox aan de linkerkant en categorielijsten aan de rechterkant, kunt u e-mails naar verschillende aanpasbare secties slepen - zoals 'te doen' en 'compleet' - zodat u een minder stressvolle visuele weergave in uw inbox krijgt.
18 Slaap niet op BCC.
Shutterstock
Ben je ooit verstrikt geraakt in een web van e-mails waar je absoluut niets mee te maken wilde hebben? Soms, als je een inleiding tussen twee mensen maakt, beland je op hun draad voor het leven en blijf je pings krijgen over dingen die helemaal niet op jou van toepassing zijn. Als u ooit een van de mensen in het heen en weer bent, bespaar het derde wiel dan wat stress en verplaats ze naar BCC - de "blinde kopie" - na de introductie. En als jij degene bent die verstrikt is geraakt in de waanzin, vraag dan of de andere mensen in de groep je kunnen toevoegen aan BCC om je uit de lus te houden.
19 Praat met je baas.
Shutterstock
Als je niet weet welke verwachtingen je baas heeft over het beantwoorden van e-mails na uren, ben je gestrest, praat dan eens met hen over wat ze zoeken in responstijden, zeggen onderzoekers van Michigan State University. Hopelijk waarderen ze de balans tussen werk en privé en verwachten ze niet dat je 's avonds laat of in het weekend op ze terugkomt, zodat je je volledig kunt ontspannen wanneer je geen dienst hebt. En als je er zeker van wilt zijn dat de convo gaat zwemmen, bereid je dan voor door de 15 tekens uit te drukken dat je baas een psychopaat is.
20 Neem een "e-mailvakantie".
Soms kan het heel moeilijk zijn om dingen voor elkaar te krijgen, gewoon wetende dat je e-mail op je wacht om door te scannen. Als je ononderbroken tijd nodig hebt om aan een project te werken, vertel je team dan wanneer je een e-mailvakantie neemt - de verbinding voor een halve dag verbreken om je te concentreren en je werk gedaan te krijgen - suggereer onderzoekers van de Universiteit van Michigan.
21 Houd dingen georganiseerd op deadline.
22 Gebruik de 3-secondenregel
Shutterstock
Nee, deze regel heeft niets te maken met voedsel dat op de grond is gevallen. Volgens John M. Grohol, Psy.D., verspillen mensen veel tijd aan het uitzoeken wat ze met bepaalde e-mails moeten doen. In plaats daarvan zou dat proces niet meer dan drie seconden moeten duren. Om uw stressniveau laag te houden, beslist u snel of u een e-mail wilt beantwoorden, verwijderen, archiveren of opslaan voor later. Het lijkt misschien een gehaaste beslissing, maar het zal je helpen veel sneller door je inbox te bladeren.
23 Gebruik de planningsfunctie.
Shutterstock
Soms als er iets niet urgent is, heb je geen zin om er meteen heen en weer over te e-mailen. In plaats daarvan kunt u wat stress kwijt door het op te schrijven en te plannen om het een paar dagen later te verzenden, raad mensen aan van de Harvard Business School. Op die manier krijg je het van je borst, maar je krijgt nog wat tijd voordat je er weer mee te maken krijgt.
24 Wijzig "ongelezen" e-mails in "gelezen" in bulk
Shutterstock
Als je eenmaal een bepaald aantal ongelezen e-mails hebt ontvangen, is er geen weg meer terug: je zult je nooit een weg er doorheen banen, en in alle eerlijkheid, je hebt waarschijnlijk al degenen behandeld die hoe dan ook super belangrijk waren. Om de stress te verminderen die ontstaat doordat elke dag "3.478 ongelezen e-mails" verschijnen, verander ze dan in bulk. Elk e-mailsysteem is anders, maar het proces is over het algemeen vrij eenvoudig. (Je kunt ze ook in bulk verwijderen, maar dat kan nog stressvoller zijn als je weet dat ze gewoon… verdwenen zijn.)
25 Houd een werk-persoonlijke kloof.
Shutterstock
Het is moeilijk om dingen recht te houden als je je werk en persoonlijke e-mails allemaal op één plek hebt. Volgens productiviteitsexpert Paula Rizzo moet je daarom je uiterste best doen om ze gescheiden te houden. "Op die manier zit je in verschillende mindsets wanneer je ze bekijkt. Het maakt het veel gemakkelijker om te beheren als je weet welke soorten e-mails je ziet voordat je zelfs je inbox opent. Het maakt ook veel gemakkelijker prioriteiten stellen, " ze zegt.
26 Voel je vrij om bepaalde e-mails te negeren.
Shutterstock
Het voelt misschien eng om e-mails te negeren, maar geloof het of niet, niet alles moet worden beantwoord. Als je het van onderzoekers van Harvard Business School neemt, is het een gemakkelijke manier om van stress af te komen: als iets zo belangrijk is, is het iets dat weer naar boven komt.
27 Regel geen conflicten via e-mail.
Duelleren via e-mail klinkt misschien een stuk beter dan face-to-face, maar het eindigt nooit goed. Volgens onderzoek van de Universiteit van Michigan is het een slecht idee om conflicten in je inbox op te lossen en zal je uiteindelijk alleen maar meer stress veroorzaken. In plaats daarvan kunt u ze persoonlijk ontmoeten of ze opbellen om de zaken effectiever te regelen. En voor meer verbazingwekkende kantoorwijsheid, leer je de 60 beste 60-seconden productiviteitshacks.
