Als het op e-mail aankomt, denk je misschien dat je alles weet wat er te weten valt. Volgens de Radicati-groep verzenden en ontvangen de meesten van ons immers gemiddeld 121 e-mails per dag . Maar hoewel je waarschijnlijk elke dag een aanzienlijk deel van je werk in je inbox doorbrengt, kun je waarschijnlijk nog wel een paar dingen leren. Eigenlijk zijn er een heleboel regels voor e-mailetiquette die u en veel andere mensen in uw lijst met contactpersonen regelmatig ontgaan. Wil je zeker weten dat je elektronisch beleefd bent? Hier zijn de 17 gouden regels voor e-mailen die je waarschijnlijk niet kende, maar moet weten.
1 Reageer op het moment dat u een e-mail ontvangt, zelfs als u meer tijd nodig hebt.
Shutterstock
Niemand waardeert het om een reactie op een e-mail te ontvangen weken nadat ze het hebben verzonden. Uit een onderzoek uit 2018 van adviesbureau Toister Performance Solutions bleek zelfs dat 41 procent van de mensen binnen een uur een e-mailreactie van hun collega's verwachtte. (Begin nu met het opstellen van verontschuldigingsnotities aan uw boekhoudafdeling!)
Natuurlijk vragen sommige e-mailreacties je om over je gedachten te kauwen en een afgemeten boodschap op te stellen. In die gevallen is de oplossing eenvoudig: antwoord binnen enkele minuten om de afzender te laten weten dat u zijn bericht hebt ontvangen, maar iets meer tijd nodig hebt om de zaken op te lossen. Op die manier weten ze dat je rekening hebt gehouden met hun e-mail en negeren ze ze niet gewoon.
2 Gebruik "Allen beantwoorden" met voorzichtigheid.
Shutterstock
Er is een cruciaal verschil tussen de opties "Beantwoorden" en "Allen beantwoorden". En toch beseffen veel e-mailgebruikers dat helaas niet. In het geval dat je een van hen bent, weet dat wanneer je voor het laatste kiest, elke ontvanger die op het oorspronkelijke bericht is gecheckt je antwoord ontvangt - en, vaker wel dan niet, hoef je niet alle inboxen van iedereen te overspoelen.
Deze onnodige massaberichten zijn zo'n plaag, er is een spreektaal om ze te beschrijven: "Antwoord Allpocalypse." Dus als u de volgende keer op een massale e-mail reageert, moet u overwegen wie uw reactie echt moet lezen: het hele bedrijf of alleen de oorspronkelijke afzender?
3 Als je een reactie van iemand wilt, CC hem of haar dan niet.
Shutterstock / Jacob Lund
Wanneer je iemand een e-mail stuurt via een e-mail - wat betekent dat je hem 'kopieert' - betekent dit meestal dat je hem op de hoogte wilt houden tijdens het gesprek, maar niet per se op zoek bent naar een reactie van hem. En, zoals trainingsprofessional Dannielle Walz waarschuwt, misbruik van de CC-optie kan leiden tot communicatieproblemen.
"Door je collega's in veel e-mails te plaatsen, kunnen ze je e-mails niet langer belangrijk vinden en kunnen ze ze direct in een 'referentiemap' of 'lees later map' plaatsen, " schreef ze in een LinkedIn-bericht. "Dit kan ertoe leiden dat belangrijke informatie in de toekomst wordt gemist."
Dus, als u een reactie van iemand verwacht, plaats dan hun e-mailadres in het veld "Aan" en gebruik de functie "CC" spaarzaam.
4 Begrijp wanneer en wanneer u BCC niet moet gebruiken.
Shutterstock
Het BCC-veld is nog gecompliceerder en ontwijkt zelfs de meest ervaren e-mailgebruikers. Maar laten we het opsplitsen: BCC staat voor 'blind carbon copy', dus hoewel het vergelijkbaar is met CC-ing, geeft BCC-ing die e-mail van die persoon niet weer aan andere ontvangers, wat betekent dat niemand anders in de keten ziet dat u opgenomen ze.
Dus wanneer is het goed om BCC te gebruiken? Hillel Fuld van Inc. magazine zegt dat het strikt voor massale e-mails is of wanneer iemand je via e-mail aan iemand anders introduceert.
"In alle andere gevallen, wanneer je iemand en BCC iemand anders e-mailt, ben je oneerlijk - leuk vinden of niet, " merkt Fuld op. "Je e-mailt persoon X en zonder dat ze het weten, laat persoon Y je gesprek afluisteren. Persoon X heeft geen idee dat iemand anders deze e-mail leest, terwijl je deze in werkelijkheid stiekem ook naar iemand anders hebt gestuurd."
5 Gebruik spaarzaam uitroeptekens.
Shutterstock
Het is gemakkelijk om hier en daar een uitroepteken in uw e-mails te gooien, maar probeer er geen gewoonte van te maken. Hoewel ze van oudsher worden gebruikt om opwinding aan te geven, kunnen uitroeptekens in een e-mail gemakkelijk worden verward met finesses of passieve agressiviteit.
"Gebruik van het onnodige uitroepteken in e-mail kan gemakkelijk de onderliggende betekenis van uw tekst vernietigen", legt Anna Verasai uit op HR Digest . "Gebruik het alleen als u iets belangrijks wilt benadrukken. Denk erover na hoe uw lezer het bericht kan interpreteren wanneer hij het leest."
6 Wees voorzichtig met uw gebruik van humor.
Shutterstock
Iedereen houdt van een goede grap zo nu en dan, maar omdat de toon verkeerd kan worden geïnterpreteerd als deze niet persoonlijk overeenkomt, is het het beste om de grappen uit je e-mails te laten. "Reserveer de humor voor een telefoontje of persoonlijk", schreef professor David Silverman in zakelijk schrijven in de Harvard Business Review . "Op die manier zou ik, wanneer er verblufte stilte is aan de andere kant van de lijn of aan de andere kant van de vergadertafel, kunnen zeggen: 'Ik denk dat je je misschien niet realiseert hoe grappig ik mezelf vind, en gezien dat, ik geloof dat ik nu zal stoppen. ''
Maar serieus: een cruciale studie uit 2005, gepubliceerd in het Journal of Personality and Social Psychology, onthulde dat, hoewel verzenders voorspelden dat hun ontvangers hun toon 80 procent van de tijd nauwkeurig konden ontcijferen, de ontvangers in feite alleen in staat waren om toon 56 procent van de toon nauwkeurig te lezen tijd.
7 Sla de slang over.
Shutterstock
Met de opkomst van instant messaging worden verkorte vormen van de Engelse taal op grotere schaal gebruikt - zoals "u" voor "u" of "wil" in plaats van "willen". Maar, net als humor niet vaak blijft hangen als het gaat om e-mails, is jargon een soortgelijke no-go. Volgens een OnePoll-enquête vond 37 procent van de mensen jargongebruik op de werkplek onacceptabel, en 55 procent zei de "lol" overslaan als het gaat om het e-mailen van je baas.
8 Let op de onderwerpregel.
Shutterstock
Onderwerpregels zijn eenvoudig, maar noodzakelijk. En omdat de meeste e-mails op mobiele apparaten worden gelezen - 55 procent volgens Return Path - is het belangrijk om ze te nagelen. Korte, beknopte en directe onderwerpregels zijn het beste. Het doel van uw e-mail moet duidelijk worden vermeld en u moet dit beperken tot vijf woorden of minder, omdat mobiele apparaten daarna geen woorden meer gebruiken.
9 Voeg een handtekening toe.
Shutterstock
Heb je ooit een e-mail van iemand gekregen en vroeg je je af: "Van wie is dit?" Hoewel het adres van de afzender je een paar aanwijzingen kan geven over wie ze zijn, is het soms niet genoeg. Een handtekening aan het einde van uw e-mail kan de ontvanger onmiddellijk informeren over wie u bent, wat u doet en hoe deze verder contact met u kunnen opnemen.
De mensen van het geïntegreerde marketingbureau Ocreative zeggen dat het hebben van een vak voor e-mailhandtekening "hetzelfde is als iemand een visitekaartje overhandigen telkens wanneer u een e-mail verzendt." Als je er nog geen hebt, voeg dan een handtekening toe met je volledige naam, functie, telefoonnummer, e-mailadres, website en een bedrijfslogo.
10 Vergeet niet te KUSEN (houd het kort en simpel).
Shutterstock
De KISS-methode is iets dat de meesten van ons op de basisschool hebben geleerd, maar dat betekent niet dat het later in het leven niet minder nodig is. Boomerang, een app voor e-mailproductiviteit, onderzocht de belangrijkste methoden om meer e-mailreacties te krijgen. Hun grootste afhaalmaaltijd? Het is het beste om te schrijven alsof je acht jaar oud bent.
Uit hun onderzoek bleek dat e-mails die op leesniveau van de derde graad werden geschreven 36 procent meer kans hadden om te worden beantwoord dan e-mails die op leesniveau van een universiteit werden geschreven.
11 vestig de aandacht op de bijlagen.
Shutterstock
Bijlagen zijn soms een noodzakelijk onderdeel van het e-mailproces, maar u moet heel goed weten hoe u ze moet gebruiken voordat u met verlating koppelt. In lange e-mailketens kunnen ze soms onopgemerkt blijven of over het hoofd worden gezien, en onverwachte bijlagen zijn meestal ook ongeopend omdat ontvangers op hun hoede zijn voor elektronische virussen.
De beste oplossing is om uw bijlagen in de hoofdtekst van uw e-mail op te roepen. Grammaticaal zegt dat de beste manier om de ontvanger van bijlagen op de hoogte te stellen, is om een bericht aan het einde van je e-mail op te nemen dat iets zegt als "Ik heb bijgevoegd" of "Raadpleeg de bijgevoegde voor meer informatie."
12 Standaardiseer uw lettertype.
Shutterstock
Hoewel spelen met letterstijlen en kleuren leuk kan zijn, is er geen plaats voor felroze Comic Sans in de professionele wereld. Het blijkt dat lettertypegebruik erg belangrijk is als het gaat om digitale communicatie, volgens Colin Wheildon, auteur van Type & Layout: communiceert u of maakt u gewoon mooie vormen? "Het is mogelijk om driekwart van onze lezers weg te blazen door simpelweg het verkeerde type te kiezen", zei hij tegen American Writers & Artists.
Dus wat voor lettertypen moet je vasthouden als het gaat om e-mails? MageMail beveelt Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS of Arial aan.
13 Controleer alles.
Shutterstock
Wanneer u een e-mail schrijft, is de kans groot dat u een fout maakt; je bent tenslotte maar een mens. Fouten worden echter niet vaak voorbij gekeken als het gaat om zakelijke e-mails. In een grammaticale peiling van bijna 2.000 respondenten zei 67 procent dat het niet oké was om typefouten in e-mails te maken, terwijl slechts 6 procent dacht dat het een acceptabele fout was.
14 Voer het e-mailadres als laatste in.
Shutterstock
De eenvoudigste manier om ervoor te zorgen dat u geen e-mail verzendt voordat deze klaar is of voordat de typefouten zijn gewist? Wacht tot alles in topvorm is voordat u het e-mailadres van de ontvanger invoert. Zoals u weet, is het maken van e-mailfouten een van de gemakkelijkste manieren om de verkeerde indruk te maken.
"Het gaat niet alleen om professionaliteit, " vertelde Karen Kessler, president van Evergreen Partners, aan Forbes . "Het gaat om de reputatie van de werknemer en het bedrijf of de organisatie. We hebben gezien dat slechte e-mailbeslissingen negatieve gevolgen hebben gehad voor de werknemer - ontslag - en ook voor de organisatie - een rechtszaak."
15 En controleer driemaal de naam van uw ontvanger.
Shutterstock
Een grote fout die je moet vermijden, is de naam van je ontvanger verkeerd spellen, dus zorg ervoor dat je drie keer controleert voordat je op verzenden drukt. Veel mensen zien het verkeerd spellen van een naam als lui en onachtzaam, vooral als de juiste spelling in het e-mailadres staat. Wat moet u doen als u per ongeluk die fout maakt? Kathryn Shanley, eigenaar van My Red Pen Editing, zegt dat een onmiddellijke verontschuldiging de sleutel is om je geloofwaardigheid te behouden.
16 Gebruik voor professioneel zakendoen een professioneel e-mailadres.
Shutterstock
Hoewel een persoonlijk e-mailadres prima te gebruiken is wanneer het overeenkomt met vrienden of familie, moet u het buiten het professionele zakelijke domein houden. Dit is vooral belangrijk in een situatie van een consument-verkoper. Uit een GoDaddy-enquête onder 1.000 Amerikanen uit 2016 bleek dat 75 procent van mening is dat het hebben van een professionele e-mail een belangrijke factor is bij het vertrouwen in een online bedrijf, en 33 procent zou twijfelen aan de legitimiteit van een verkoper als ze een persoonlijk e-mailadres gebruiken.
"Je vergeet nooit een eerste indruk, noch in het echt, noch online, " zei Steven Aldrich, Chief Product Officer van GoDaddy. "Vaak vindt uw eerste directe interactie met een klant plaats via e-mail en is een professionele uitstraling in deze context dan ook enorm belangrijk."
17 Vergeet niet dat alles kan worden gedeeld.
Shutterstock
Of het nu gaat door doorsturen, BCC-ing of gewoon uw telefoon in iemands gezicht laten knipperen, het is belangrijk om te onthouden dat alles wat u in een e-mail schrijft, door iemand anders dan de beoogde ontvanger kan worden gezien. Daarom moet al uw e-communicatie professioneel en zonder risico zijn. E-mails kunnen immers zelfs voor de rechtbank worden toegelaten, dus het is het beste om nooit iets te verzenden dat later tegen u zou kunnen worden gebruikt. En voor meer manieren om je werkleven te verbeteren, bekijk de 25 Genius Tricks voor slimmer werken en niet harder.
Om meer verbazingwekkende geheimen te ontdekken over hoe je je beste leven kunt leiden, klik hier om ons te volgen op Instagram!
Kali Coleman Kali is assistent-redacteur bij Best Life.