Six-point-drie. Dat is het aantal uren dat Amerikanen volgens een recente studie in opdracht van technologiegigant Adobe gemiddeld elke dag op e-mails reageren. Anders gezegd: je besteedt een heel derde deel van je wakende leven aan je inbox, reageert op berichtendraden die, eerlijk gezegd, kunnen worden weggehaald tijdens een IRL-chat van vijf minuten. Er moet iets geven.
Gelukkig is het krijgen van dat iets om te geven in veel gevallen net zo eenvoudig als het drukken op een knop. Door een reeks beproefde tactieken te implementeren, kunt u uw uren besteed aan e-mail verminderen tot niets. Denk maar aan: hoeveel tijd zou u besparen als u nooit meer een bijlage handmatig moest downloaden? Of wat als je een haastig verzonden e-mail terug uit de ether zou kunnen halen, waardoor je de tijd (en paniek!) Kunt besparen bij het opstellen van een "Het spijt me zo, het was niet mijn bedoeling om die" e-mail te sturen?
Ja, al deze internet-jujitsu is mogelijk. We hebben de 17 beste tijdbesparende, levensreddende, efficiëntieverhogende e-mailhacks hieronder samengevoegd. Dus lees verder, want die noodlottige inbox wacht op je. En voor meer manieren om het maximale uit uw 6, 3 uur te halen, mis dan niet 15 Cold Open Business-e-mails die u onderscheiden.
1 Enorm afmelden.
Shutterstock
Het is een goede weddenschap dat je inbox net zo rommelig is als een senior slaapzaal tijdens de finale. Het is ook een goede gok dat het grootste deel van die rommel te wijten is aan dagelijkse of wekelijkse e-mails van retailers, organisaties en andere nieuwsbrieven waarvoor u zich in de loop van de jaren hebt aangemeld. Door Unroll.me te gebruiken, kunt u alle lijsten opsporen waar u mogelijk op staat - en u afmelden voor alle lijsten waarvan u geen informatie meer wilt ontvangen. Eén Best Life- editor kon zelfs Unroll.me gebruiken om maar liefst 135 abonnementen te lokaliseren. Hoeveel gaat u opdagen? En hoeveel zou je zonder kunnen doen?
2 Schakel sneltoetsen in.
Shutterstock
We kennen allemaal de standaard sneltoetsen. (Command- A : alles selecteren. Command- C : kopiëren. Command- P : plakken. Enz.) Maar Gmail-gebruikers kunnen geavanceerde geavanceerde sneltoetsen inschakelen. Ga eerst naar instellingen. Klik op het algemene tabblad. Ongeveer halverwege ziet u een sneltoetsenoptie, standaard uitgeschakeld. Schakel het in en u krijgt toegang tot deze eenvoudige toetsaanslagen:
- C : start een nieuw bericht
- Shift- C : start een nieuw bericht in een nieuw venster
- D : start een nieuw bericht op een nieuw tabblad
- F : een bericht doorsturen
- #: een bericht verwijderen
- Shift- I : een bericht markeren als gelezen
- Shift- U : een bericht markeren als ongelezen
- Command- S : een bericht opslaan
3 En automatiseer ze vervolgens.
Shutterstock
Als u problemen ondervindt bij het onthouden van dit compendium van sneltoetsen, herinnert Keyrocket, een Google Chrome-plug-in u eraan tijdens het typen. (Niet-invasief natuurlijk.) En voor meer manieren om een productiviteitsmachine te worden, leer de 15 manieren om uw productiviteit in de helft van de tijd te verdubbelen.
4 Gebruik hashtags.
Ja, echt, het kenmerkende organisatorische hulpmiddel van sociale media werkt ook voor e-mail. Voeg een of twee hashtag toe aan het einde van uw handtekening - het gedeelte van de e-mail dat over het algemeen is afgekapt, zodat ontvangers uw "#workhardplayhard" -tag niet kunnen zien of beoordelen - voor eenvoudig zoeken. Typ gewoon de hashtag in het zoekveld boven aan je inbox en je ziet elke e-mail die ermee is gecodeerd.
5 Schakel de optie "Verzenden" uit.
Shutterstock
We zijn er allemaal geweest: je stelt een e-mail op, stuurt deze naar de ether en realiseert je meteen, oh nee, dat bericht was niet klaar om te verzenden. Blijkt dat je je berichten terug kunt brengen van de rand door een nuttige vertraging te installeren. Ga in Gmail bijvoorbeeld onder Instellingen en vervolgens Algemeen. U vindt de knop Ongedaan maken als de vijfde optie. Zet het aan. U kunt kiezen uit een vervolgkeuzemenu met intervallen van 10 seconden; ze bepalen hoeveel tijd je hebt voordat je bericht voorgoed wordt verzonden.
6 Stel die functie in op 10 seconden.
Shutterstock
Een tip: als u e-mail als de facto instant messaging-service gebruikt, raden we u aan de knop Ongedaan maken in te stellen op 10 seconden. Op die manier worden uw antwoorden niet binnen een halve minuut verzonden. Nee, 30 seconden klinkt niet als veel, maar laten we het zo zeggen: als uw IM-dienst naar keuze (Slack, GChat, Facebook Messenger - wat dan ook!) Elk uitgaand bericht zo lang vasthield, zouden uw contacten snel groeien.
7 Of vul gewoon het veld "tot" in.
Shutterstock
Het is een goede gewoonte om mensen te adopteren. (Zie vorige twee dia's.)
8 Gebruik deze afmelding.
"Voor een e-mail die begint met een aanhef van 'hallo' of 'hallo', zou een afsluiting als 'beste' consistent zijn", zegt Patricia Napier-Fitzpatrick, oprichter en president van The Etiquette School of New York. "'Beste', hoewel te veel gebruikt, is in het algemeen een van de veiligste sluitingen, omdat het onschadelijk en universeel geschikt is." Dat klopt: ondanks het ongebreidelde overmatig gebruik is "Best" de beste manier om uw e-mails te ondertekenen.
9 En deze e-mailhandtekening.
Als je onderweg bent, wil je in elk geval vervelende, schattige zinnen negeren ('Vergeef alle typefouten.' 'Verzonden vanaf mijn 1, 21 gigawatt-processor.' 'Verzonden vanaf mijn iPhone - houd rekening met de omgeving voordat je gaat afdrukken. ") in plaats van iets eenvoudigs, elegants, direct:" Verzonden vanaf de weg. " Volgens Ben Dattner, een executive coach, vinkt het al die vakken aan en roept het tegelijkertijd een Kerouac-achtige sfeer op. Geen wonder dat het de enige e-mailhandtekening voor smartphones is die iedereen zou moeten hebben.
10 En dit afwezigheidsbericht.
Volgens Jane Scudder, een professor aan de business school van Loyala University Chicago, is dit het formaat dat je zou moeten gebruiken wanneer je een afwezigheidsbericht invult:
Bedankt voor je e-mail. Ik ben OOO van dinsdag 12 juni tot en met vrijdag 15 juni zonder toegang tot e-mail. Als dit dringend is, neem dan contact op met. Anders zal ik op alle berichten reageren wanneer ik terugkom .
Voor details op nitpick-niveau, zoals of u het bericht op uw laatste dagje uit of uw eerste dag terug wilt beëindigen - of een telefoonnummer niet wilt opnemen - raadpleegt u onze eerlijk gezegd te uitgebreide gids hierover.
11 Wijzig de weergavedichtheid.
Gmail-gebruikers kunnen kiezen uit drie verschillende weergavedichtheden voor hun inbox: comfortabel, gezellig en compact. De weergavedichtheid beïnvloedt niets meer dan de hoeveelheid witte ruimte tussen elk bericht in uw Postvak IN. Het is weinig meer dan een kwestie van voorkeur, maar bedenk het termen van, nou ja, een term paper. Comfortabel is als een dubbele regelafstand, waarbij gezellig een enkele regelafstand is en compact verwant is aan een halve regelafstand.
12 Vergeet niet te archiveren.
Shutterstock
Je kunt e-mails uit je inbox verwijderen zonder ze volledig te hoeven verwijderen via de prullenbak. Door afzonderlijke berichten te "archiveren" worden ze onmiddellijk verborgen in uw inbox en al uw mappen. Maar u kunt ze nog steeds opsporen, indien nodig, via de zoekfunctie. In Gmail kunt u berichten na het openen direct archiveren door op de kleine "x" te klikken die naast de onderwerpregel verschijnt.
13 Volg de twee minutenregel.
Shutterstock
Geprezen door productiviteitsexperts van alle streken, is de twee minuten regel een trefzekere manier om e-mailgerelateerde stress aan te pakken. Dit is hoe het werkt: als u op een e-mail kunt reageren en deze binnen twee minuten of minder kunt vergeten, kunt u deze meteen aanpakken. Als dit niet het geval is, leg je het opzij voor later.
14 Batch je e-mailreacties.
Om tijd te besparen die u aan het scherm hebt gelijmd en die u bezig houdt met hersenkrakende uitwisselingen, wijst u tijden van uw dag aan als "e-mail reagerende" periodes. (Misschien is het een uur 's ochtends en 90 minuten' s middags. Misschien is het drie uur na de lunch. Wat voor u ook werkt!) Reageer dan alleen op e-mails tijdens deze tijdspaden - en nooit daarbuiten.
15 Cap uw e-mails op 140 tekens.
Ja, net als een Tweet (of op zijn minst een Tweet van vóór de 280 revolutie). Zoals Andrew Torba, de CEO van Gab, het sociale netwerk, adviseerde in een medium bericht, is het het beste om je e-mails zo kort mogelijk te houden. "Ik wil je graag helpen met het oplossen van probleem X. Ik doe Y en Z stellen voor om verbinding te maken. Ben je vrij om te chatten?" Er is geen enkele behoefte aan bloemrijke groeten.
16 Bijlagen instellen op automatisch downloaden.
Shutterstock
Als This, Then That (IFTTT), een app voor het optimaliseren van e-mail, u kan helpen bij het instellen van een specifieke 'taal', om zo te zeggen, die een hoop slog van het tussenpersoonstype zal verwijderen. Bijvoorbeeld: als een inkomende e-mail een bijlage heeft, zal IFTTT deze automatisch downloaden naar uw Google Drive.
17 Reageer niet op e-mails na uren.
Het is geen geheim dat Amerikanen overwerkt zijn - en, zoals uit het Adobe-onderzoek bleek, komt veel van dat overwerk voort uit frequent e-mailen. Daarom hebben de leden van de gemeenteraad van New York eerder dit jaar een wetsvoorstel ingediend dat het voor bedrijven illegaal zou maken om werknemers te verplichten om e-mails na kantooruren te controleren. (Het is geïnspireerd door een wet die momenteel op de boeken staat in Frankrijk, waar bedrijven met personeel van meer dan 50 strikte richtlijnen moeten opstellen voor werk na kantooruren, anders lopen ze financiële boetes op.)
Ari Notis Ari is een senior editor, gespecialiseerd in nieuws en cultuur.