Volgens een studie van Workfront, een cloudgebaseerde beheerprovider, heeft de gemiddelde Amerikaanse werknemer op elk gewenst moment 199 ongelezen of ongeopende e-mails in zijn inbox. Als dat cijfer hoog klinkt, gelukkig, en als het laag klinkt, is het misschien tijd om je stijl van communique een grondige revisie te geven. Wat nog belangrijker is, is dat het niet zo hoeft te zijn. Hoewel e-mail nu synoniem is geworden met iets dat overweldigend, tijdrovend en vervelend is, is het niet te laat om zijn facturering waar te maken als een snelle, eenvoudige en pijnloze manier om met elkaar te communiceren.
De sleutel tot het beheren van uw inbox - samen met waakzaamheid - is de kneepjes van het vak kennen. Het is een feit dat er in de loop der jaren allerlei tools zijn ontwikkeld door gelijkgestemde e-mailpatiënten die gewoon proberen zich een weg te banen onder hun ongelezen e-mail. Maar voordat je deze trucs kunt gebruiken - een zwarte inbox-riem worden - moet je leren wat ze zijn. Dus, zonder verder gedoe, hebben we 17 van de handigste, no-nonsense en zeer noodzakelijke trucs verzameld om de wildernis van je inbox voor eens en voor altijd aan te pakken.
1 Speel het e-mailspel.
Shutterstock
De e-mailgame is een online game die - nadat u bent aangemeld bij uw e-mailaccount - het beheren van uw Postvak IN leuk maakt. Het doorloopt in feite je e-mails en vraagt je om actie te ondernemen op elke e-mail wanneer een timer klikt, waarbij de score wordt bijgehouden op basis van het aantal e-mails waarop je onmiddellijk reageert versus het wegzetten voor later. Hoewel het spel kan worden gepauzeerd, zodat je je e-mails op een meer serene manier kunt bekijken, is het een geweldige manier om een beetje opwinding - en competitie - in een anders droge taak te plaatsen.
2 Stroomlijn met Sortd.
Shutterstock
Ooit gewenst dat je e-mailaccount gewoon slimmer was? Nou, Sortd is zoiets. Naast het plaatsen van uw e-mailaccounts op een meer oogvriendelijke webpagina, bevat het ook functies die u helpen uw werklast onder controle te houden. Deze omvatten herinneringen, widgets die u helpen uw takenlijst te stroomlijnen en zelfs een trackingfunctie waarmee u kunt zien wanneer uw berichten zijn geopend. Hiermee kunt u ook gemakkelijk binnen een groep delen, waardoor teamprojecten vloeiender worden.
3 Integreer uw e-mailadressen.
Shutterstock
Heb je ooit e-mailaccounts willen diversifiëren - bijvoorbeeld een sociaal, een zakelijk en een persoonlijk account - maar maak je je zorgen dat dit het schakelen tussen hen weer een frustrerende taak zal maken? Je bent niet alleen. Gelukkig kun je met Shift, een gratis downloadbare applicatie, al je e-mailadressen integreren in één strak, gemakkelijk zichtbaar venster, waardoor schakelen tussen hen net zo eenvoudig is als het klikken op je trackpad. Als bonus integreert het ook de zoekfunctionaliteit, wat betekent dat u in één keer door uw hele communicatie-oeuvre kunt kijken - vooral nuttig voor die communicatie die zich op de grens van zakelijk en persoonlijk bevindt.
4 Sloot de afmelding.
Shutterstock
In de begindagen van e-mail werd het formulier behandeld als een fysieke brief en bevatte het een begroeting, een bericht en een afmelding. Nu iedereen echter is overspoeld met e-mails op een manier die zeker niet mogelijk zou zijn met fysieke e-mail, zijn de regels veranderd.
Ten eerste is een afmelding niet langer nodig. Ze kunnen nog steeds worden gebruikt voor meer formele communicatie en bij het introduceren van jezelf, maar anders is het niet nodig om de tijd te nemen om te kiezen tussen "Best" en "Warm". Simpel gezegd - daar zijn we voorbij.
5 Sorteer uw berichten op prioriteit.
Shutterstock
SaneBox is een ander stuk nuttige software die, hoewel niet gratis (plannen beginnen bij $ 59 voor het jaar), misschien wel de moeite waard is. Hiermee kunt u e-mails sorteren op basis van hun urgentie, inclusief 'nu', 'later' en, voor die notities die nooit het daglicht hoeven te zien, 'zwart gat'.
6 Implementeer de OHIO-methode.
7 Houd het beknopt.
Wilt u uw e-mails sneller ontvangen? Probeer jezelf te beperken tot een vast aantal woorden in je antwoord. Hoewel dit in het begin misschien schokkend aanvoelt, geldt dat hoe minder woorden je gebruikt in je communicatie, hoe meer tijd je hebt. Geef uw impuls echter niet af om woorden als 'misschien' en 'Ik denk' in te voegen om iets wat in het begin misschien kort lijkt, te verzachten - hierdoor kunt u minder gezaghebbend overkomen.
8 Bewaar berichtsjablonen.
9 Leeg uw afval aan het einde van elke dag.
Shutterstock
Je afval legen kan stressvol zijn - als het eenmaal weg is, is het immers voorgoed weg. Als een e-mail echter echt urgent is en u deze per ongeluk weggooit, vergist u zich dan niet: de persoon die contact probeert op te nemen, verzendt deze opnieuw.
Beter nog, het leegmaken van de prullenbak aan het einde van de dag helpt ervoor te zorgen dat je e-mail mooi en leeg is wanneer je het 's ochtends bekijkt, en kan de dread verminderen die je voelt wanneer je die inbox aan het begin van de dag opent.
10 Gebruik een einde-berichtindicator.
Door EOM aan het einde van een onderwerpregel te plaatsen - "einde bericht" - wordt de persoon verteld dat het bericht niet hoeft te worden geopend: de benodigde informatie is al overgebracht. Het is een geweldige tijdbesparing wanneer een e-mail alleen als herinnering wordt gebruikt. Gebruik het en moedig ook anderen aan. Als u niet één e-mail hoeft te openen, lijkt dit misschien geen enorme tijdsbesparing, maar het klopt.
11 Verwijder berichten die u niet als eerste zult lezen.
Voordat u zelfs maar iets opent, verwijdert u die e-mails die duidelijk uw tijd niet waard zijn. En gezien het feit dat tot 45 procent van alle e-mails spam is, maar niet noodzakelijkerwijs je spammap bereikt, is het absoluut de moeite waard om een deel van die rommel weg te gooien. Door een deel van het penseel te wissen, zorgt u ervoor dat de rest van uw e-mailtaken een beetje minder stressvol aanvoelen. En als het om stress gaat, telt elke bit die u vermindert.
12 Maak bestandsmappen die passen.
Shutterstock
De meeste e-mailadressen worden vooraf geladen met enkele mappen - inbox, prullenbak, gearchiveerd, enzovoort - en soms zelfs enkele speciale adressen, zoals reizen, persoonlijk of zakelijk. Hoewel dit een geweldige plek is om te beginnen als het gaat om e-mailorganisatie, moeten ze niet de enige zijn waar je op vertrouwt om je berichten georganiseerd te houden. Hoewel u de bestaande mappen nog steeds kunt gebruiken, moet u uw eigen mappen toevoegen om uw zoekopdrachten te stroomlijnen. Maak mappen voor persoonlijke communicatie, PR-contacten of zelfs berichten van de school van uw kinderen en u kunt de belangrijke informatie die ze bevatten behouden zonder die berichten te verlaten om uw inbox te verstoppen.
13 Herinneringen instellen.
Shutterstock
Boemerang is een andere downloadbare app die die vastgelopen inbox in een mum van tijd kan stroomlijnen. Aanvankelijk bekend als Baydin, is de nieuwe naam geschikter voor zijn functie: gebruikers toestaan e-mails uit het zicht te gooien, zodat ze terugkomen wanneer u ze nodig hebt. De gratis app verzendt namens u berichten op specifieke datums (bijvoorbeeld voor wekelijkse herinneringen of maandelijkse facturen) en kan berichten uit uw inbox verwijderen totdat ze moeten worden afgehandeld. Bovendien kan het u eraan herinneren om berichten op te volgen die u al hebt verzonden.
14 Gebruik aangepaste snelkoppelingen en standaardantwoorden.
Shutterstock
Het valt niet te ontkennen dat ingeblikte reacties robotachtig kunnen klinken. Een ingeblikte reactie die gepersonaliseerd is, kan echter een tijdbesparend hulpmiddel zijn dat uw persoonlijkheid niet opoffert. Bekijk uw eerdere berichten om te zien welke zinnen u het meest gebruikt en maak er een document van om uzelf tijd te besparen. Voor Gmail-gebruikers is deze functionaliteit zelfs ingebouwd: het e-mailprogramma kan de zinnen onthouden die u het meest gebruikt in uw berichten en stelt u in staat ze in te voegen door gewoon op de Tab-toets te drukken.
15 Verwijderen na doorsturen.
Shutterstock
Soms ontvangen we e-mails die in de eerste plaats niet echt aan ons zijn gericht. Misschien is het voor iemand anders in het bedrijf, of de kamergenoot die de elektrische rekeningen betaalt. Hoe dan ook, het moet voor de ogen van iemand anders zijn, niet voor de onze. In plaats van alleen doorsturen en vergeten, verwijdert u echter de hele keten na het doorgeven van relevante informatie. Het is niet jouw zaak, dus waarom zou het ruimte innemen in je inbox?
16 Maak gebruik van de archieffunctie.
Shutterstock
Als uw e-mail al zwaar is belast met overtollige berichten, is een goede eerste stap om de sprong te wagen en alles te verwijderen. Het meeste zal je op dit moment waarschijnlijk nooit behandelen, en de persoon die wachtte op een reactie is waarschijnlijk vergeten. Als je jezelf niet helemaal kunt brengen om de overstap te maken, archiveer het dan - het is beter dan niets, en brengt je een stap dichter bij de mythische 'inbox zero'.
17 Abonnement op de dingen die u niet leest opzeggen.
Shutterstock
Heb je je ooit geabonneerd op een nieuwsbrief - of een andere normale e-mailontploffing - om er alleen maar verliefd op te worden, en toch berichten te blijven ontvangen die weinig meer doen dan bot in de bodem van je inbox? Ooit dat 10, 20 of 200 keer gedaan? Zo ja, dan bent u in goed gezelschap. Misschien is dat waarom de gratis app, Unroll.me, zo'n voet aan de grond heeft gekregen op de markt. Na het downloaden verzamelt het algoritme van Unroll.me al uw e-mailabonnementen, zodat u eenvoudig kunt sorteren en / of u kunt afmelden. Bovendien biedt hun "Rollup" -functie een knap formaat voor het doorlezen van belangrijke nieuwsbrieven die u leuk vindt. Het is ook onbeperkt: de service is beschikbaar op alle apparaten.
Om meer verbazingwekkende geheimen te ontdekken over hoe je je beste leven kunt leiden, klik hier om ons te volgen op Instagram!
