Elke georganiseerde persoon zweert bij één betrouwbare tool: de takenlijst. Het geeft de dagstructuur, houdt u op schema en herinnert u aan snel naderende deadlines. Maar hoewel de takenlijst eenvoudig genoeg lijkt - dingen opschrijven, afvinken - er zijn veel, veel manieren om dingen in de war te sturen en je eigen succes te saboteren.
Als u bijvoorbeeld uw telefoon gebruikt om niet-voltooide items bij te houden, overtreedt u al een van de belangrijkste regels voor het schrijven van een effectieve takenlijst. En als u uw taken combineert met uw langetermijndoelen voor de bucketlist, dan doet u de dingen absoluut niet goed. Hierin hebben we de meest voorkomende fouten in de takenlijst afgerond, zodat u weet wat u moet vermijden, allemaal in naam van het bereiken van de meest gestroomlijnde, efficiënte dag ooit - elke dag. En om andere belangrijke aspecten van uw leven op te ruimen, mag u de 27 manieren om een stressvrije e-mailgebruiker te zijn niet missen.
1 U voegt onrealistische taken toe.
Shutterstock
Natuurlijk willen we allemaal op een dag skydiven of op een Afrikaanse safari gaan. Maar langetermijndoelen zoals deze horen thuis op je bucketlist , niet op je takenlijst. En het afwegen van je bucketlist met deze onbereikbare doelen zal je alleen maar overweldigen en het moeilijker maken om de eenvoudigere taken op korte termijn te bereiken. Plus, zoals elke Type A of Type A-minus persoon weet, is het meest onbevredigende gevoel ter wereld dat niet alles op je takenlijst is aangevinkt - en helaas, je zult waarschijnlijk niet afvinken "sprong van 30.000 voet " binnenkort.
2 Je verspreidt jezelf te dun.
Shutterstock
Wat je wilt doen en wat je kunt doen, zijn twee heel verschillende dingen, dus vul je takenlijst niet met tientallen taken die op één dag moeten worden uitgevoerd. Met meer taken dan tijd, zult u alleen merken dat uw takenlijst u angst bezorgt zonder gunstige eindresultaten. Maak in plaats daarvan een geschatte hoeveelheid tijd vrij voor elke taak (bijvoorbeeld: ontlaad de vaatwasser - 15 minuten) zodat u beter kunt inschatten wat realistisch mogelijk is. En voor meer manieren om op de hoogte te blijven, mis de 20 manieren om productief uit te stellen niet.
3 U geeft geen prioriteit aan.
Shutterstock
Niet alles op je takenlijst heeft dezelfde prioriteit, maar je weet nooit wat er eerst komt als je de dingen niet rangschikt op basis van hun belang. Met alles in een gigantische cluster, mis je misschien je ontmoeting met topkoper omdat het was ingeklemd tussen "de was doen" en "stomerij ophalen". Gebruik op uw volgende takenlijst een nummeringssysteem, waarbij zaken met het label (1) van het grootste belang zijn, (2) van regelmatig belang zijn, (3) van mild belang zijn, enzovoort.
4 U gebruikt geen beelden.
Shutterstock
Sommige mensen reageren beter op visuele signalen - en voor deze mensen kan het helpen om een visuele takenlijst te maken in plaats van de traditionele checklist.
Dus wat is precies een visuele takenlijst? Het kan vele vormen en vormen aannemen, maar een goede gewoonte om altijd te volgen is om een bepaalde hoeveelheid ruimte aan een item te delegeren, afhankelijk van het belang ervan. Als een item bijvoorbeeld aan het eind van de dag klaar moet zijn , moet u een derde van uw paper alleen aan dat item besteden om het belang ervan aan te geven.
5 U noemt het een "takenlijst".
Shutterstock
De eenvoudige handeling om je taken te labelen als 'te doen' kan voldoende zijn om je ervan te weerhouden ze ooit te doen. Als alleen al de gedachte aan een takenlijst u doet krimpen, overweeg dan de naam te wijzigen in een "lijst met dingen die u kunt doen". Op die manier lijken de taken die je uitvoert niet zo ontmoedigend en voel je je niet schuldig als je niet alles van je lijst afvinkt.
6 Je gebruikt het om je zelfvertrouwen te vergroten.
Het is goed om er elke ochtend een gewoonte van te maken. Maar als je alleen de lijst maakt om je beter te voelen over jezelf en niet omdat je meer georganiseerd en productiever wilt zijn, kan het je in de kont bijten.
"De meest productieve mensen erkennen dat een takenlijst een apparaat voor prioritering is, maar alleen als je jezelf ertoe dwingt er een apparaat van te maken dat je dwingt na te denken over je prioriteiten, " zegt Charles Duhigg, auteur van The Power of Habit . Voor echte, nuttige manieren om je humeur een boost te geven, gebruik je deze 75 geniale trucs om meteen gelukkig te worden.
7 U schrijft uw lijst 's ochtends.
Shutterstock
Het kan voelen alsof je vooruit komt door je takenlijst 's ochtends te schrijven, maar het kan zelfs tot gevolg hebben dat je achterop raakt - vooral als je opdrachten hebt met vroege deadlines. Zorg er in plaats daarvan voor dat je je schema plant voor de volgende dag voordat je naar bed gaat. Met uw to-do lijst voorbereid en klaar om te gaan, zal het niet zwaar op uw gedachten wegen terwijl u slaapt, en u zult in staat zijn om wakker te worden met een precies beeld van hoe het schema van de dag eruit ziet.
8 U typt uw lijsten.
We zitten altijd op een bepaald moment op ten minste één apparaat, en dus is het moeilijk om de drang te weerstaan om onze takenlijsten gewoon op onze telefoons of computers te typen en het een dag te noemen. Maar studies hebben aangetoond dat het moeilijker is om dingen uit te typen, daarom is het beter om in een planner te investeren en de extra vijf minuten te besteden om alles met de hand op te schrijven. Er zijn echter enkele manieren waarop uw apparaten van pas kunnen komen, zoals met deze 20 dingen die u niet wist die uw smartphone zou kunnen doen.
9 U vermeldt taken met verschillende stappen als één item.
De taak "koekjes bakken" is hier een goed voorbeeld van. Natuurlijk is de ultieme taak misschien om de koekjes daadwerkelijk te bakken, maar er gaat zoveel meer in dit proces. Naast het bakken, moet je de supermarkt bezoeken om benodigdheden te halen, een recept te vinden en je voorraadkast te controleren op welke ingrediënten je al hebt. Wanneer gescheiden, zijn dit echt vier taken, niet één - maar dat zou je nooit weten door te kijken naar "koekjes bakken" in je takenlijst.
10 U gebruikt vraagtekens.
Shutterstock
Plaats nooit een item op uw lijst met een vraagteken aan het einde. Als dat item klaar is, dan geweldig; als dit niet het geval is, wordt het gewoon overgedragen naar de lijst van de volgende dag. Het gebruik van een vraagteken geeft een taak alleen het gevoel dat deze niet op de lijst thuishoort, waardoor het nog minder waarschijnlijk is dat het wordt gedaan dan het al was.
11 U stelt de taken uit die inspanning vergen.
Shutterstock
Niemand wil uren in de rij staan bij de DMV of in de wacht blijven staan bij de telefoonmaatschappij in de hoop dat een echte mens het opneemt. Maar als je deze taken dagen en dagen uitstelt, worden ze alleen maar stressvoller - ze staan tenslotte om een reden op je takenlijst. En als je met stress worstelt, probeer dan deze 12 geniale trucs om angst in opwinding te veranderen.
12 U houdt alleen een takenlijst bij.
Shutterstock
Veel mensen hebben succes gevonden door ook een not- to-do lijst te maken. Voorbeelden van wat daar aan te trekken? Plan geen vergaderingen in de ochtend. Vergeet niet om tijdens de werkdag pauzes te nemen. Ga niet akkoord om meer aan te nemen dan u aankan. Veel leidinggevenden, zoals investeerder Tim Ferriss, zweren bij deze methode en merken op dat "wat u niet doet, bepaalt wat u kunt doen."
13 Je pakt alles tegelijk aan.
Probeer de hele dag door taken uit uw takenlijst te controleren. Anders riskeer je jezelf te overweldigen met te veel dingen om te doen in te weinig tijd, en dat is precies wat een takenlijst probeert te vermijden. En als u worstelt met tijdmanagementvaardigheden, probeer dan deze 60 beste 60-seconden productiviteitshacks.
14 Uw takenlijst is ongeorganiseerd.
Shutterstock
Het hele doel van een takenlijst is om uw leven meer georganiseerd te maken, wat nooit zal gebeuren als uw taken willekeurig worden geschreven op Post-it Notes verspreid over uw bureau. U profiteert van investeringen in een notebook of planner waar al uw taken op één plek te vinden zijn. En als u hulp nodig hebt bij het opruimen van uw kantoorruimte, probeer dan deze 20 eenvoudige tips om uw bureau georganiseerd te houden.
15 U stelt geen herinneringen in.
Met alles op je bord, kun je niet verwachten dat je alles op je takenlijst onthoudt en wanneer het gedaan moet zijn. Daarom is het van vitaal belang om herinneringen in te stellen - zoals alarmmeldingen op uw telefoon - om u eraan te herinneren wanneer deadlines snel naderen. (En natuurlijk moet je takenlijst altijd in de buurt zijn!)
16 Je schrijft niets op.
Vertrouw niet op je hersenen om alles te onthouden wat gedaan moet worden. Wanneer u uw taken in het geheugen opslaat, loopt u het risico deadlines te missen en belangrijke taken helemaal te vergeten, dus neem gewoon de extra tijd om ze allemaal te noteren. Maar als je wilt leren wat je geheugen kan doen, bekijk dan deze 35 Crazy Facts over je geheugen.
17 U gebruikt de drie D' s niet.
De drie D' s zijn volgens Prioritized Living blogger Megan Nye: Verwijder taken die niet nodig zijn. D elegeer items die iemand anders adequaat kan verwerken. Niet-urgente activiteiten voor een latere datum uitstellen. Nye zegt dat deze praktijken je takenlijst aanzienlijk zullen verkorten en een deel van de stress van je bord zullen wegnemen. En voor meer manieren om productief en stressvrij te zijn, probeer de 20 beste manieren om bewuster te werken op het werk.
