Wat de digitale tijd in het digitale tijdperk betreft, niemand deelt de alomtegenwoordigheid van goede, ouderwetse e-mail. Iedereen neemt deel aan e-mail. Volgens gegevens verzameld door The Radicati Group, een technologisch georiënteerd marktonderzoeksbureau, stoten we samen bijna 270 miljard e-mails per dag af . Het schrijven van e-mails is zo'n vast onderdeel van het dagelijks leven dat het, zoals wandelen en praten en ademen, nu voor iedereen een tweede natuur moet zijn. Met andere woorden, er is geen excuus om een e-mail verkeerd op te stellen.
En toch, veel e-mails zijn vol met fouten. (Ik zou willen wedden dat van die 270 miljard een solide 260 miljard in deze categorie valt.) Gedwee onderwerpregels, onoprechte groeten, onverstandige lettertypekeuzes - oh, en laat me niet eens beginnen met de dubbele ruimte ( of het dubbele koppelteken). Ja, er zijn veel dingen die je kunt verpesten tijdens het schrijven van e-mails. Hierin vindt u de meest voorkomende daders - en leert u ook hoe u deze kunt oplossen. Waar voorheen geen excuus was, is er nu echt geen excuus. En voor meer verbazingwekkend advies over het leven op kantoor, leer de 25 geniale manieren om kantoorbranden te overwinnen.
1 Je tekent met alles behalve "best".
Shutterstock
Met vriendelijke groeten . Bedankt Al mijn best . Of gewoon helemaal niets. Er zijn talloze e-mail sign-offs om uit te kiezen. Maar door veel van de veel voorkomende, zoals die vier, te gebruiken, loop je het risico dat je te formeel, te koud, te faux-oprecht of te afstandelijk gaat (respectievelijk). Speel het veilig door je te houden aan de beproefde Best . Volgens Patricia Napier-Fitzpatrick werkt het voor elke situatie en belandt het midden in het formeel-informele Venn-diagram. Kortom, het is uw beste gok.
2 U gebruikt vreemde woorden in ketens.
Zodra een gesprek op gang komt, is er geen behoefte meer aan hoi of beste of bedankt of beste . (Zeker als u in een hecht kantoor werkt, waar conversatie meer is dan alleen een waterkoeler.) Aanhef en waarderingen volstoppen uw e-mail en onderbreken de gespreksstroom. Begin zeker aan elke ketting, maar gooi ze zo snel mogelijk weg.
3 Je gaat veel meer dan het aantal woorden.
Shutterstock
Volgens een studie van 40 miljoen zakelijke e-mails, uitgevoerd door de mensen van Boomerang, de productiviteits-app, is er een perfecte lengte voor verkoop-e-mails. Voor maximale effectiviteit, zorg ervoor dat uw e-mail niet korter is dan 50 woorden en niet langer dan 125. (Ja, dat omvat de vier tot zes woorden die u voor dag en nacht gebruikt.) En voor meer manieren om de kunst van elektronisch te beheersen messaging, leer de 17 geniale e-mailhacks die uw leven zullen verbeteren.
4 U bent dubbel verdeeld.
Shutterstock
Plaats aan het einde van elke zin twee spaties om jezelf onmiddellijk ouder te maken. De dubbele ruimte - een praktijk die je tegenwoordig alleen in e-mails van advocaten, artsen en je grootouders tegenkomt - is ontstaan als zetzetmandaat in de 19e eeuw. In die dagen kon inkt vlekkerig worden en waren perioden mogelijk niet bij de laatste oplage. De extra ruimte diende als het ware als een kussen van duidelijkheid, om ervoor te zorgen dat een lezer zeker zou weten dat een zin voorbij was.
Een digitaal functioneel tijdperk heeft geen enkele dubbele ruimte nodig. In feite hebben uitgeverijen, kranten en tijdschriften de praktijk van dubbele spatiëring in de jaren 1940 geleidelijk afgeschaft, na de komst van IBM's Executive, een schrijfmachine van de bovenste plank. Mensen, het is 2018. Je zou je zinnen moeten spreiden zoals. Deze.
Niet. Leuk vinden. Deze.
5 Je bent dubbel-hyphening.
Shutterstock
Het em-streepje (een van deze: -) is wat je probeert te maken. Druk tegelijkertijd op de toetsen shift, alt en het koppelteken (deze: -).
6 U gebruikt de verkeerde mobiele handtekening.
Je hebt vast en zeker e-mailwaardige e-mailhandtekeningen gezien, waarvan de meeste meestal afkomstig zijn van de altijd werkende menigte. ("Verzonden vanaf mobiel. Vergeef elke tpyos", is een klassieker.) Maak niet dezelfde valkuilen. Als je een e-mail van de weg afvuurt, zeg dat dan gewoon - letterlijk. Volgens Ben Dattner, een executive coach, is de beste mobiele e-mailhandtekening die je kunt hebben zo simpel als: "Verzonden vanaf de weg". Het is duidelijk, effectief en komt zelfs met de toegevoegde bonus van het oproepen van een sfeer van Kerouac-achtige nonchalance.
7 Je hebt het kopiëren en plakken verkeerd.
Shutterstock
Als u tekst van een externe bron kopieert, bijvoorbeeld een Word-document of een Excel-spreadsheet, wilt u elke opmaak wissen voordat u op Verzenden drukt. Anders wordt uw tekst door elkaar weergegeven in het postvak IN van de ontvanger. Als u een van de miljarden Gmail-gebruikers wilt wissen, markeert u de tekst die u wilt laten scrubben en tikt u op het kleine vakje "TX". U vindt dat helemaal rechts op de werkbalk met opmaakopties. (Dat is de knop die er zo uitziet: A. )
8 Je schrijft absoluut OOO berichten verkeerd.
Zoals Jane Scudder, een professor aan de business school van Loyala University Chicago, adviseert dat er één en slechts één formaat is om te volgen bij het opstellen van een afwezigheidsbericht:
Bedankt voor je e-mail. Ik ben OOO van dinsdag 12 juni tot en met vrijdag 15 juni zonder toegang tot e-mail. Als dit dringend is, neem dan contact op met. Anders zal ik op alle berichten reageren wanneer ik terugkom .
Voor details op nitpick-niveau, zoals of u het bericht op uw laatste dagje uit of uw eerste dag terug wilt beëindigen - of een telefoonnummer niet wilt opnemen - raadpleegt u onze eerlijk gezegd te uitgebreide gids hierover.
9 Je verprutst bijlagen.
Shutterstock
Sleep nooit afbeeldingsbijlagen naar een e-mail. Tijdens het proces kon je de afmetingen of de bestandsgrootte van de afbeelding gebruiken, wat betekent dat je ontvanger een lagere (lelijke en korrelige) versie van de foto zou kunnen ontvangen. Ga in plaats daarvan naar het paperclip-pictogram in uw e-mail en zoek en upload het bestand op die manier.
10 U bent niet hyperlinkend.
Lukraak URL's in het lichaam van een e-mail gooien is lelijk, omslachtig en vooral gemakkelijk te repareren. Markeer gewoon de tekst die u wilt linken, druk op commando-K en plak de URL in het veld dat verschijnt. Dan ziet uw tekst er als volgt uit.
11 U gebruikt te veel punten.
De taal evolueert in de loop van de tijd, maar ik verwijs niet alleen naar woorden met kwade betekenissen of voorbijgaande zinnen die verloren zijn gegaan in de geschiedenis. Interpunctie verandert ook. Neem bijvoorbeeld de periode. Eeuwenlang betekende het dat een zin voorbij is en niets anders. Het was volkomen verstoken van enige substantie of emotie daarbuiten.
Maar tegenwoordig, zoals onderzoekers van zowel Binghamton als Rutgers Universiteiten hebben opgemerkt, kan het beëindigen van een zin in een periode aflopen als, op zijn best, kortaf of, in het slechtste geval, boos. (Hoewel je geen wetenschap nodig hebt om je te vertellen dat elke "Dat is prima." Of "Nee." Die je ontvangt voelt als een sleight.) Dus, tenzij het een formele e-mail is, minimaliseer je periodegebruik. Gebruik minder harde interpunctie - em-streepjes, ellipsen, komma's, dubbele punten en puntkomma's - om uw gedachten aan elkaar te rijgen.
12 Je doet de onderwerpregels helemaal verkeerd.
Shutterstock
De meeste e-mailinboxen op het bureaublad knippen de onderwerpregelweergave af met 60 tekens. Op smartphones wordt dat scherm echter afgesneden met een aantal tekens van maximaal 25, afhankelijk van het apparaat. (Grotere schermen, zoals die op de iPhone 8 Plus, kunnen maximaal 30 tekens bevatten.) Houd alles kort en krachtig om ervoor te zorgen dat uw hele onderwerpregel wordt gelezen. Oh, en vergeet niet het in te vullen. Weinig dingen zijn voorzichtiger dan het ontvangen van een "(geen onderwerp)" e-mail van een vreemde.
13 U gebruikt het verkeerde lettertype.
Shutterstock
Helvetica is banaal. Times New Roman is hooghartig. Comic Sans is… gewoon nee. Houd u bij het opstellen van e-mails aan de basis: Sans Serif. Het is moeilijk en gemakkelijk te lezen. Bovendien wordt het lettertype weergegeven in elke webbrowser, zodat uw bericht wordt afgeleverd zoals bedoeld, met alle lettertypestylering intact (cursief, vetgedrukt, onderstreept - dat soort dingen), aan uw ontvanger.
14 Je stopt alles in één alinea.
Shutterstock
Het samenvoegen van al uw tekst is lelijk en, afhankelijk van wat u zegt, ongeorganiseerd - in verwarrende mate. Volg deze regel: elke alinea moet één punt hebben en elk punt verdient zijn eigen alinea (zelfs als het maar één zin is). Verdeel uw tekst dienovereenkomstig.
15 Je maakt typefouten.
Je bent beter dan dat.
Ari Notis Ari is een senior editor, gespecialiseerd in nieuws en cultuur.